期間限定!

特別キャンペーン実施中!

終了まで

ブログ 様々なお役立ち情報や、開発現場の話などをお届けします。
  1. HOME   /  
  2. ブログ   /  
  3. そのシフト、おいくらですか?

そのシフト、おいくらですか?

コラム

年間240時間、費用にして96万円

これはシフト勤務制の企業者様・施設様50社にヒアリングした月平均のシフト表の作成時間、および作成に費やした人件費の金額です。

シフト勤務制の企業様、施設様は多々ありますが、なかなか効率的に進められない業務の一つにシフト表の作成があります。

施設基準の配置人数や公休といった労務条件の他、日勤や夜勤、早番、遅番、準夜勤、深夜勤といった勤務形態は施設ごとに異なっており、またスタッフ様の勤務条件に毎月頭を悩ませながら作成を行う担当者様は少なくありません。昨今の人手不足により、本来なら別の業務にあてがう時間を無理やりシフト表作成業務に割り振ったり、中には業務時間外で作業をしている方もいらっしゃいます。

業務改善の余地が見込めるこの業務。新年度を機に、作成手順やツールを見直してみましょう。

様々なシフト表作成ツール

シフト表を作成する手段として、主に手作業、エクセル、そしてシフト表作成システムが挙げられます。

この3つの手段に関するメリット・デメリットをご紹介します。

手作業の場合

必要なものは紙とペンのみ、空いた時間に作業を行うことが出来る手作業でのシフト表作成は、なんといっても手軽に取り掛かれることが魅力です。作成に関する費用も、人件費以外は微々たるものです。集計したシフト希望表から希望休などを書き込んだシフト表を持ち歩いて、手が空いた時間にこまめに作成しているという作成者様もいらっしゃいます。

手作業での作成作業の場合、スタッフ様それぞれの勤務条件や、スタッフ様同士の相性、スキルを鑑みてシフト表を作成できることが最大のメリットです。

デメリットは就労時間や公休の割振りに偏りが発生しやすいという点が挙げられます。どれだけ気を付けても人為的ミスは必ず発生します。また、スタッフ様のバックグラウンドを配慮して、特定のスタッフ様にだけ負荷が高くなる場合もあります。

ヒアリングさせていただいた施設様では、知らず知らずのうちに施設の最低配置人数を下回っていたなんてお話もありました。

エクセルの場合

エクセルに記載していく場合、手作業ではミスの可能性があった就労時間などの計算が大幅に改善されます。計算式まで入っているシフトテンプレートが配布されていることもあり、記入次第、印刷して従業員様に配布・掲示することが可能です。

また勤務パターンを事前に登録し、夜勤などの負荷の高い業務を平均して出すことで公平性を図ったり、勤務パターンごとの配置人数、人件費を一目で判断することも出来ます。

ただし、手作業で出来ていた従業者様の勤務条件が必ず守れるとは言えません。印刷したのち、該当の従業員様の箇所のみ修正を行わなければいけない事態はもちろんあります。勤務パターンが複雑になると、配布されているテンプレート自体のカスタマイズが必要となることもあります。

システムの場合

シフト管理システムの場合、製品ごとに特に秀でている機能は大きく変わりますが、シフト表作成という点で大別すると、シフト表の自動作成機能の有無となります。

自動作成が可能な場合

自動でシフト表の作成が可能な場合、手作業やエクセルに比べ作成時間は大幅に圧縮されます。作成者様の作為が含まれないため、シフト表の公平性が担保される利点があります。

ただ、この場合、手計算やエクセルでは汲むことが出来たスタッフ様の勤務条件が必ずしも反映されることはなく、エクセルと同様に手直しが発生する可能性は極めて高いです。

導入費用も、パッケージ製品買い取り、もしくは「スタッフ数×一人当たりの費用」など、見積もりを依頼するまで不透明な傾向です。

自動作成が出来ない場合

シフト管理システムにおいて、自動作成はあくまで機能の一つです。

自動作成こそ出来ないものの、シフト希望表の集計やひな型への希望休の反映、欠員が出た際の、該当日にシフトに入っていないスタッフ様への一斉連絡など別の視点で秀でていることがあります。

まとめ

シフト表作成における手段は上記3通りが大半ですが、実際に作成を行うと担当者様の経験によって一定の質を保ったシフト表を作成しているのが現状です。

新年度に差し掛かった今だからこそ、今までの業務の見直しを図る絶好の機会とも言えます。

2018/02/20

一覧へ戻る

CONTACT

Shift It!に関するお問い合わせや資料請求は、
こちらのフォームよりお気軽にお訊ね下さい!

お名前
会社・施設名
メールアドレス
電話番号
ご用件